2015-02-26 Gjennomførte prosjekter 2013-2015

I rundskriv som ble delt ut tidligere i februar er det gitt en kortfattet informasjon. Her kommer litt mer detaljer om økonomi og fremdriften i de gjennomførte prosjektene.

I tillegg til oversikten du ser her er det koblet til dokumenter som inneholder utvidet informasjon rundt de ulike prosjektene.

1. FYRINGSANLEGG OG RADIATORER

a) Radiatorer

* Disse inngikk i opprinnelig tilbud og ble bestilt og levert samlet for å få best mulig pris.

** Det inngår 51 179,- til arbeider som ikke var inkludert i opprinnelig tilbud. Resten av avviket er knyttet til behovet for å bestille ekstra av andre størrelser radiatorer.

Antall radiatorer "overflødig" ved avslutning er 138, men siden det var planlagt å ha begrenset antall av hver type på lager til senere bruk er det mer presis å si at vi snakker om 120 stk. Det er da under forutsetning av at vi ikke klarer å selge unna noe.

I utarbeidelse av tilbudsgrunnlag ble det tatt høyde for at beboere gjennom årene har gjort om slik at standard størrelser ikke ville passe overalt, men omfanget av avvik viste seg å være langt større enn vi trodde.

Det er rimelig å anta at enhetsprisen på radiatorer ville blitt høyere om vi delte opp tilbud og innkjøp/leveranse av radiatorer. I ettertid er det enkelt å si at det trolig vært bedre å dele opp innkjøpene i to runder. Men valget om å kjøre alt samlet for å oppnå best mulig pris var gjennomtenkt. Etterpåklokskap er en eksakt vitenskap.

Faktum er at vi endte opp med en total prosjektkostnad for bytte av radiatorene som er lavere enn hva man typisk ser ved tilsvarende prosjekt andre steder.

UTVIDELSE AV PROSJEKT – VENTILER OG PUMPER

Når man går i gang med større arbeider på gamle anlegg er det ikke mulig å ta høyde for alle eventualiteter. Under arbeidenes gang er det nødvendig å ha en løpende vurdering på om det er hensiktsmessig å gjennomføre tilleggsarbeider som rent praktisk er knyttet til de arbeidene man er i gang med. Da er det både praktiske og økonomiske parametre som det må tas hensyn til.

Etter at radiatorprosjekt kom i gang dukket det opp spørsmål om vi skulle bytte ut sirkulasjonspumpen og sette inn ventiler på alle stammene for å få et bedre balansert system, og gjennom dette bedre fyringsøkonomi og komfort for beboere.

Det ble innhentet tilbud og saken ble særskilt behandlet av styret som konkluderte med at det ville være fornuftig å gjennomføre samtidig med bytte av radiatorene siden det måtte anses som praktisk og økonomisk gunstig sammenliknet med å gjøre det separat på senere tidspunkt.

Total pris på tillegg 791 375,- inkl.mva

Innsetting av nye ventiler i 123 punkter og bytte av pumpe var i seg selv ikke en del av radiatorprosjektet men et separat vedlikehold/oppgraderingsprosjekt. Men siden det åpenbart er en del av varmesystemet og vi prinsipielt synes vi det er viktig å ha maksimal åpenhet om bruk av borettslagets penger ble kostnaden inkludert i punkt om radiatorprosjekt i rundskriv utlevert februar 2015.

2. FIBERNETT/BREDBÅND /BRANNVARSLING

Fibernett/brannvarsling - total kostnad inkl.mva.

Ekstrakostnader spesifisert:

- Patchkabler i skap 98 494,-

Ansvarsmessig gråsone mellom leverandør av ekstern fiber/bredbånd og internt nettverk med definert avslutning i patcheskap. Ikke spesifisert i tilbudsinnhenting

- Tillegg detektorer/avstillere 215 935,-

Ekstrakostnad knyttet til oppgang 70, 97 og 105 samt ekstradetektorer loftsleiligheter. Det er trolig "overinvestering" men vi hadde reelt sett ikke noe valg pga av manglende informasjon om gjeldende retningslinjer

- Tillegg detektorer fellesområde 67 545,-

Enheter ut over definert antall i bestilling.

Av disse er det vel for så vidt kun første punkt som kan sies å ha vært "mangel" i forberedelser/grunnlagsarbeid. Man kunne ikke ha unngått kostnaden, men ideelt sett burde det vært spesifisert i tilbudsgrunnlaget.

3. BRUK AV KONSULENTER - EKSTERN PROSJEKTLEDELSE

Vi har svært dårlig erfaring med dette og siden vi denne gang hadde muligheten til å gjøre hele arbeidet selv ble dette valgt. Det er viktig å ha med at selv om man hyrer inn ekstern prosjektledelse vil formelt ansvar likevel ligge hos styret. Utfordringen for mange borettslag er at styret ikke har tid, og prosjekter blir av den grunn ofte unødvendig dyre. En sak er naturligvis den direkte kostnaden til konsulenter. Men den viktigste er at manglende definisjon av tilbudsgrunnlag gjør at pris blir høyere samtidig som man ofte ender opp med noe som ikke blir slik man egentlig ønsket.

Her kan vi bruke vårt eget prosjekt med bytte av kjellerstrekk (varmt/kaldt vann) for noen år siden som eksempel. Ingen som satt i styret hadde kompetanse på dette og ingen hadde tid til å følge prosessen tett. Ekstern firma ble hyret inn for å utarbeide tilbudsgrunnlag, innhente tilbud og sørge for at innhold fulgte gjeldende forskrifter og dekket våre behov. Det er ingen tvil om at det som ble valgt fulgte gjeldende forskrifter men anlegget har vist seg underdimensjonert og det at man droppet sirkulasjon på varmtvann til fordel for varmekabler svir vi for den dag i dag.

oppdatert 5/3-15 JAG